À la faveur du développement de start-ups spécialisées dans le domaine juridique, la signature électronique des documents progresse dans le secteur de la promotion immobilière. Le Groupe ARC s’est inscrit dans cette transition digitale et propose depuis un an le dispositif à ses clients. Parmi les solutions proposées, le Groupe ARC a fait le choix de Legalife, principal acteur du marché. Nolwenn Broyé, directrice financière du groupe, nous éclaire sur cette innovation.
Bonjour Nolwenn, en quoi consiste Legalife ?
Legalife, c’est une plateforme de digitalisation des ventes en immobilier neuf, accessible sous notre nom et logo. Elle intègre différents services, à savoir un outil de signature numérique, mais aussi un espace client complet où l’acquéreur d’un logement peut avoir accès aux documents qu’il a signés (contrat de réservation, plans, notice descriptive, travaux modificatifs, avenants). Le blog alimenté par nos services internes permet aux clients de voir les documents de présentation du programme tels que la plaquette commerciale, les photos du chantier à différentes étapes de la construction ou encore différents courriers diffusés habituellement par voie postale. Un accès est prévu nominativement pour chacun des signataires (dans le cas d’un achat en couple, par exemple). Dans le cadre de la signature électronique, le client peut signer son contrat de réservation dans le bureau du conseiller commercial ou bien chez lui, au moment où il le souhaite. Après validation par nos services du contrat et des travaux personnalisés demandés par l’acquéreur, celui-ci reçoit un recommandé électronique aux normes requises, dans sa boite mail, lui épargnant un déplacement à la poste. Notons que l’envoi « papier » est bien évidemment toujours possible pour les clients qui le souhaitent.
Legalife intègre en outre nativement une messagerie qui fluidifie les échanges entre les divers intervenants. Toutes les informations, ajouts ou mises à jour de documents sur la plateforme, sont notifiées par mail à l’acquéreur.
Globalement, il s’agit d’une solution collaborative dans le sens où chacun des intervenants d’une vente immobilière (acquéreur, conseiller commercial, responsable technique du programme, notaire, comptable,…) dispose d’un accès personnalisé avec des droits propres et peut échanger avec les uns ou les autres pour poser une question technique, juridique, commerciale, financière…. ou transmettre un document. Globalement, l’information circule mieux, plus rapidement, sans risque d’oubli, et aboutissant ce faisant, à un processus de vente plus rapide et sécurisé.
De quelle manière avez-vous déployé cet outil ?
Nous proposons la signature électronique sur tous nos programmes lancés commercialement depuis un an. Au préalable, le paramétrage personnalisé de l’outil avec Legalife a demandé 3 mois d’échanges, notamment pour développer des fonctionnalités plus poussées sur la gestion des avenants aux contrats et des travaux supplémentaires optionnels. Nous souhaitions disposer d’un outil fluide, en parfaite adéquation avec nos process et nos exigences.
Cela a-t-il fait évoluer votre manière de travailler ?
Le processus d’achat immobilier est juridiquement très encadré et n’a pas été modifié. Les avantages pour nous résident dans la disparition de tâches rébarbatives comme les copies et envois de documents papier, avec un gain de temps mis au profit d’un meilleur service client (messagerie collaborative, photos périodiques du chantier, infos en temps réel…). Le risque de perte d’informations entre services, lié aux travaux modificatifs demandés par l’acquéreur entre la signature de son contrat de réservation et la signature de l’acte, n’existe plus.
Mais l’idée de départ était que l’outil s’adapte à notre process et à nos personnels et non l’inverse. En ce sens, Legalife a parfaitement répondu à nos attentes. Tous les collaborateurs se sont emparés de l’outil facilement et l’ont adopté dans leur quotidien. Le logiciel est intuitif et ergonomique. Par ailleurs, tous les salariés et intervenants extérieurs ont été formés à son utilisation. La plateforme a l’avantage de fédérer une bonne partie des services et donc des salariés de l’entreprise.
Et pour le client, quels avantages y a-t-il à passer à la signature électronique ?
Les avantages sont inhérents aux fonctionnalités que nous avons évoquées : la signature électronique et la réception des courriers recommandés sécurisés, l’accès à l’espace client avec les documents personnalisés, l’envoi de documents (scan ou photo) pour le suivi du dossier de financement notamment, une messagerie pour communiquer avec le bon interlocuteur de nos services et une meilleure circulation de l’information.
La plateforme facilite grandement le process juridique pour les clients qui résident loin et même à l’étranger. Plus besoin de courir à la poste pour chercher son recommandé !
Quelles évolutions sont prévues à l’avenir ?
Dans un avenir proche, nous avons le souhait d’utiliser la plateforme pour lancer nos appels de fonds. Cela nécessite encore quelques développements techniques eu égard à notre souhait d’intégrer les Travaux modificatifs post-réservation dans les appels de fonds. Une passerelle entre la plateforme et le CRM que nous utilisons est également en projet. On pourrait en outre envisager la prise des rendez-vous via l’application pour le choix des prestations des logements ou les livraisons aux clients.
À court terme, des améliorations au niveau de l’ergonomie de la console d’administration sont prévues. L’important est que l’outil reste intuitif et adapté à nos process pour nos clients comme pour nous.
